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做好會計檔案的忠實智慧守衛者——學校會計智能密集型檔案管理系統投入使用

智能密集檔案室是按照中華人民共和國財政部(國家檔案局令第79號)2016年1月1日正式實施的《會計檔案管理辦法》(見附件,下簡稱辦法)要求,為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案而建立。

通過幾個月的市場調研、比較,最后選定較先進的智能化管理方案,學校在擁擠的辦公空間中,專門騰出一間近60平方米的地方專門用于建立會計檔案室,足以表明校領導的高瞻遠矚思維和重視程度,同時經過財資科全體同事的努力下,2016年9月財資科智能密集檔案室建成并完成驗收。

 

建設過程中,領導親臨并指導,“會計檔案信息化管理,要緊跟大數據時代步伐”,“會計檔案管理不僅要為學校的歷史和現在負責,還要為學校的未來負責”。財資科全體擔任起了歷史使命,歷時近1個多月,將36年的歷史會計檔案材料逐步按年份規范有序安放,11月中旬已將智能密集檔案室投入使用,為學校的歷史會計檔案做了有效傳承,擔當起了歷史和當今的重任,為今后檔案管理科學規劃做了鋪墊,為檔案建設做好了示范。

智能密集檔案的建設結合了學校會計檔案存放空間不足、存放環境不佳、保管期限長、數量多、碼放凌亂、查找困難等一系列管理困難。按照《辦法》要求專門定制,通過統一規劃,分類列示架可將不同規格及類型的會計檔案存放至不同的地方,能大量整齊的存放會計檔案解決了會計檔案存放空間不足、分類管理不便等難題。同時新型密集檔案柜采取了全自動電控模式,通過每列LCD屏顯控制面板及觸摸屏就能實現密集架一鍵開關、通風等系統操作功能,方便、安全,節約人力。

 

新型密集檔案柜有配套的電腦軟件進行會計檔案的電子信息化管理,可將存放的會計檔案數據錄入系統形成電子會計檔案,符合《辦法》對于電子會計檔案的管理要求,緊跟大數據時代步伐。在檔案查詢方面,只要在PC系統上或安卓手機上安裝本系統的APP軟件,就可以查詢到該檔案在密集架內的具體位置,同時該檔案存放的相應列示架的LCD屏顯控制面板上也會發出信號,能準確迅速的找到所需檔案,自動打開密集柜,解決了查找資料困難、浪費人力等難題,提高了工作效率,節約了人力成本。

通過對智能化會計檔案室的投入使用,財資科會計檔案的管理將更加沿著進一步科學、高效、規范化的步伐向前邁進,進一步做好會計檔案的忠實、智慧守衛者。

 文件會計檔案管理辦法(中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號)


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